Saiba como tratamos os dados coletados

AVISO DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

1. Quem somos e quem é responsável pelos seus dados?

O Hospital São João Batista é o controlador dos dados pessoais tratados no âmbito de suas atividades institucionais, assistenciais e administrativas, nos termos da Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Este Aviso de Privacidade tem como objetivo informar como coletamos, utilizamos, armazenamos, compartilhamos e protegemos os dados pessoais dos titulares que interagem com o Hospital por meio de seus canais de comunicação.

Este aviso aplica-se, conforme a finalidade do atendimento, aos seguintes canais:

• Site institucional;
• Formulário de Ouvidoria;
• Formulário do Canal de Denúncias;
• Formulário Trabalhe Conosco;
• Canal de privacidade de dados
• Atendimento por WhatsApp, utilizando a ferramenta SMPRO;
• Outros canais digitais de atendimento disponibilizados oficialmente pelo Hospital.

O tratamento dos dados pessoais observará a legislação aplicável, os princípios da LGPD e as políticas institucionais de segurança da informação, confidencialidade e governança de dados.

1. Quais dados pessoais podemos coletar?

As categorias de dados coletados dependem do canal utilizado e da finalidade do contato.

2.1. Dados de identificação e contato

Podem ser coletados:

• Nome completo;
• Cidade e estado;
• Endereço de e-mail;
• Número de telefone;
• Informações necessárias à identificação e ao retorno do contato;
• Mensagens, solicitações, manifestações e documentos enviados pelo titular.

2.2. Dados relacionados a denúncias e manifestações

Nos canais de Ouvidoria e de Denúncias, poderão ser tratados dados relacionados aos fatos relatados, à identificação dos envolvidos e às informações necessárias para a apuração da manifestação, respeitando-se a finalidade e a necessidade de cada tratamento.

Quando aplicável, serão adotadas medidas para restringir o acesso às informações que exijam confidencialidade, inclusive para proteger denunciantes e outras pessoas envolvidas.

2.3. Dados pessoais sensíveis e informações de saúde

Por se tratar de uma instituição hospitalar, o Hospital poderá receber e tratar dados pessoais sensíveis, especialmente informações referentes à saúde, quando necessárias à finalidade legítima do atendimento.

Essas informações poderão incluir, conforme o caso:

• Dados sobre condições de saúde, diagnósticos e sintomas;
• Informações sobre consultas, exames, procedimentos e tratamentos;
• Dados constantes de documentos, relatórios ou registros assistenciais enviados pelo titular;
• Outras informações pessoais sensíveis eventualmente incluídas nas mensagens ou nos documentos encaminhados.

O envio de informações de saúde por WhatsApp ou por outro canal eletrônico não significa autorização para utilizá-las para qualquer finalidade. O tratamento será limitado às finalidades aplicáveis e às hipóteses legais previstas na LGPD.

Orientação ao titular: envie apenas as informações e os documentos necessários à solicitação. Sempre que possível, evite encaminhar documentos completos, fotografias ou informações de terceiros que não sejam indispensáveis ao atendimento.

1. Para quais finalidades utilizamos seus dados?

Os dados pessoais são tratados de acordo com a finalidade do canal utilizado, podendo ser empregados para:

• Receber, registrar, classificar e responder às manifestações encaminhadas à Ouvidoria;
• Receber e apurar denúncias, observados os procedimentos institucionais de confidencialidade;
• Receber e analisar candidaturas no âmbito do Trabalhe Conosco;
• Prestar informações e orientações aos usuários dos serviços do Hospital;
• Realizar o atendimento por WhatsApp por meio da ferramenta SMPRO;
• Encaminhar solicitações às áreas internas responsáveis;
• Acompanhar o andamento e a conclusão dos atendimentos;
• Manter registros necessários à prestação de contas, à segurança e à rastreabilidade das operações;
• Cumprir obrigações legais e regulatórias e exercer direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais, quando aplicável.

Os dados não serão utilizados para finalidades incompatíveis com aquelas que justificaram sua coleta, ressalvadas as hipóteses permitidas pela legislação.

1. Quais são as bases legais para o tratamento?

O Hospital realiza o tratamento de dados pessoais com fundamento nas hipóteses legais aplicáveis previstas na LGPD, considerando a natureza dos dados, a finalidade e as circunstâncias de cada operação.

Entre as hipóteses que poderão ser aplicáveis, conforme o caso, estão:

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato, quando aplicável;
• Exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;
• Legítimo interesse, quando legalmente cabível e após avaliação de sua aplicabilidade;
• Consentimento, quando essa for a hipótese legal adequada;
• Para dados pessoais sensíveis, as hipóteses específicas do artigo 11 da LGPD, incluindo, quando cabível, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, o exercício regular de direitos e a tutela da saúde por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária, nos limites legais.

O Hospital avaliará a hipótese legal adequada para cada finalidade. O simples preenchimento de um formulário ou o envio de uma mensagem não será interpretado como consentimento genérico para todo e qualquer tratamento.

1. Como funciona o atendimento por WhatsApp/SMPRO?

O Hospital utiliza a ferramenta SMPRO para centralizar, organizar, registrar e acompanhar os atendimentos realizados por meio do WhatsApp.

Durante a utilização desse canal, poderão ser tratados:

• Número de telefone e informações de identificação do usuário;
• Conteúdo das mensagens enviadas e recebidas;
• Arquivos, fotografias e documentos encaminhados;
• Informações pessoais ou sensíveis eventualmente presentes nas mensagens;
• Registros de atendimento, protocolos, datas, horários e informações operacionais relacionadas à interação.

Esses dados serão utilizados para viabilizar o atendimento, direcionar solicitações aos responsáveis, acompanhar sua resolução e manter os registros necessários às atividades institucionais.

O tratamento poderá envolver o SMPRO, o provedor do serviço de mensagens e outros fornecedores técnicos efetivamente envolvidos na operação, conforme a arquitetura contratada.

Quando esses fornecedores atuarem como operadores, deverão tratar os dados conforme as instruções e as finalidades autorizadas pelo Hospital, respeitando as obrigações contratuais e legais aplicáveis.

O uso do WhatsApp não elimina os riscos inerentes aos canais digitais. Por isso, o Hospital adota medidas de segurança compatíveis com a natureza das informações tratadas e com os riscos envolvidos.

Importante: o titular deve utilizar preferencialmente os canais oficiais do Hospital e evitar o envio de informações clínicas detalhadas quando elas não forem necessárias à solicitação. O atendimento por mensagens não substitui os canais de emergência nem garante, por si só, atendimento assistencial imediato.

1. Com quem podemos compartilhar seus dados?

O Hospital poderá compartilhar dados pessoais estritamente necessários com:

• Áreas internas responsáveis pelo atendimento ou pela apuração da solicitação;
• Fornecedores de tecnologia, incluindo SMPRO, hospedagem, infraestrutura, suporte técnico e serviços de comunicação, quando envolvidos no tratamento;
• Prestadores de serviços contratados que necessitem acessar os dados para executar atividades autorizadas;
• Autoridades públicas, órgãos reguladores e autoridades judiciais, quando houver obrigação legal ou fundamento legítimo para o compartilhamento.

O compartilhamento será limitado ao necessário para a finalidade correspondente e deverá observar as medidas de segurança e confidencialidade aplicáveis.

O Hospital não autoriza o uso dos dados pessoais por fornecedores para finalidades próprias incompatíveis com o serviço contratado.

A existência de fornecedores com acesso aos dados, as condições de armazenamento e eventual transferência internacional deverão ser informadas de maneira compatível com a operação efetivamente utilizada.

1. Como protegemos seus dados pessoais?

O Hospital adota medidas técnicas e administrativas destinadas a proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, alteração, destruição, divulgação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Entre as medidas de segurança aplicáveis, conforme os sistemas e os riscos envolvidos, poderão estar:

• Controle de acesso por usuário e perfil de autorização;
• Autenticação e gestão de credenciais;
• Restrição do acesso às informações de acordo com as atribuições profissionais;
• Registro e monitoramento de acessos e operações, quando disponíveis;
• Proteção dos sistemas, das redes e dos ambientes de armazenamento;
• Procedimentos de backup, recuperação e continuidade operacional;
• Orientação e conscientização dos colaboradores sobre confidencialidade e proteção de dados;
• Gestão de fornecedores e avaliação dos riscos relacionados aos serviços contratados;
• Procedimentos para identificação, análise, tratamento e resposta a incidentes de segurança.

O acesso às informações deverá ser restrito às pessoas autorizadas e limitado ao necessário para o desempenho de suas atividades.

Embora sejam adotadas medidas de proteção, nenhum ambiente tecnológico pode ter sua segurança garantida de forma absoluta.

1. Onde os dados são armazenados e existe transferência internacional?

Os dados são armazenados nos ambientes tecnológicos utilizados pelo Hospital e por seus fornecedores autorizados, conforme a arquitetura de cada serviço.

A localização dos servidores, a existência de cópias de segurança, os locais de processamento e o eventual acesso por fornecedores situados fora do Brasil deverão ser avaliados para cada solução utilizada.

Caso haja transferência internacional de dados pessoais, o Hospital deverá observar os requisitos e as salvaguardas previstos na LGPD e na regulamentação aplicável.

As informações específicas sobre os ambientes de armazenamento e os países envolvidos deverão ser disponibilizadas de forma compatível com os serviços efetivamente contratados.

1. Por quanto tempo mantemos seus dados?

Os dados pessoais serão conservados pelo período necessário para cumprir as finalidades do tratamento, observados os prazos estabelecidos na legislação aplicável, as obrigações regulatórias, as necessidades de apuração e defesa de direitos e a Política Institucional de Retenção de Dados.

O prazo de conservação poderá variar de acordo com a categoria de dado, o canal de atendimento e a natureza do registro.

Quando não houver mais fundamento para a conservação, os dados serão eliminados ou submetidos a procedimentos de anonimização, quando tecnicamente viáveis e legalmente cabíveis, ressalvadas as hipóteses legais de manutenção.

O prazo de cinco anos poderá ser aplicado às categorias de registros para as quais esteja previsto na política institucional e seja compatível com as obrigações legais e regulatórias correspondentes. Não deve ser interpretado como prazo universal para todos os dados hospitalares, registros assistenciais, denúncias e documentos.

A eliminação de dados dos sistemas principais não significa necessariamente sua exclusão imediata de todas as cópias de segurança, cujos ciclos de retenção e descarte deverão observar os procedimentos institucionais aplicáveis.

1. Cookies e outras tecnologias

O Hospital buscará informar de maneira transparente sobre o uso de cookies e tecnologias semelhantes em seu site institucional.

A existência e a finalidade dessas tecnologias deverão ser verificadas considerando o funcionamento real do site, incluindo recursos de terceiros, ferramentas de segurança, métricas de acesso e funcionalidades incorporadas.

Quando aplicável, serão fornecidas informações sobre as categorias de cookies utilizados, suas finalidades e as opções disponíveis para gerenciamento das preferências do usuário.

Esta seção refere-se ao site institucional e não substitui as informações específicas sobre o funcionamento do WhatsApp e da ferramenta SMPRO.

1. Quais são os seus direitos?

Nos termos da LGPD, o titular poderá solicitar, conforme aplicável:

• Confirmação da existência de tratamento de seus dados pessoais;
• Acesso aos dados tratados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação;
• Portabilidade, observados os requisitos legais e regulamentares;
• Informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais houve compartilhamento;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências, quando aplicável;
• Revogação do consentimento, quando o tratamento estiver baseado nessa hipótese legal;
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, nos termos legais aplicáveis.

O exercício desses direitos será analisado conforme a legislação e as características do tratamento. Alguns pedidos de eliminação, por exemplo, poderão não ser atendidos integralmente quando existir obrigação legal de conservação ou outra hipótese legítima que justifique a manutenção dos dados.

Para proteger a privacidade dos titulares e impedir o acesso indevido por terceiros, o Hospital poderá adotar procedimentos razoáveis de verificação de identidade antes de atender a determinadas solicitações.

1. Como entrar em contato com o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais?

Para exercer seus direitos, esclarecer dúvidas ou apresentar solicitações relacionadas ao tratamento de dados pessoais, entre em contato com o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Hospital São João Batista:

Encarregado: Marco Antônio Antes

E-mail: [email protected]

O Hospital analisará a solicitação e adotará as providências cabíveis, observados os requisitos legais e os prazos aplicáveis.

Caso o titular entenda que seus direitos não foram adequadamente atendidos, poderá apresentar petição ou denúncia à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), conforme os procedimentos disponíveis em:

https://www.gov.br/anpd/pt-br

1. O que fazemos em caso de incidente de segurança?

Caso seja identificado um incidente de segurança que envolva dados pessoais, o Hospital adotará procedimentos para avaliar sua natureza, extensão, possíveis consequências e riscos aos titulares.

Conforme o caso, poderão ser adotadas medidas de contenção, investigação, mitigação, recuperação e prevenção de recorrência.

Quando o incidente atender aos critérios legais de comunicação, o Hospital realizará as comunicações cabíveis à ANPD e aos titulares afetados, observando os prazos e os procedimentos previstos na legislação e na regulamentação aplicável.

Os fornecedores envolvidos no tratamento deverão colaborar com o Hospital na investigação e na resposta aos incidentes, conforme suas responsabilidades contratuais e legais.

1. Atualizações deste Aviso de Privacidade

Este Aviso de Privacidade poderá ser atualizado para refletir alterações na legislação, nos processos institucionais, nas tecnologias utilizadas ou nas práticas de tratamento de dados pessoais do Hospital.

A versão vigente está disponibilizada nos canais institucionais apropriados.

 

 

TERMOS DE USO DOS FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS E DO ATENDIMENTO POR WHATSAPP/SMPRO

Ao utilizar os canais digitais do Hospital São João Batista, o usuário declara estar ciente de que as informações fornecidas serão tratadas para receber, analisar, encaminhar e responder à solicitação apresentada, conforme a finalidade do canal e a legislação aplicável.

O envio de informações deverá limitar-se ao necessário para o atendimento. O usuário deve evitar compartilhar dados pessoais de terceiros ou informações clínicas que não sejam pertinentes à solicitação.

O Hospital poderá registrar e acompanhar as interações para garantir a adequada prestação do atendimento, a rastreabilidade, a segurança e o cumprimento de obrigações institucionais.

O tratamento dos dados pessoais ocorrerá conforme este Aviso de Privacidade e as hipóteses legais aplicáveis. A utilização do canal não representa consentimento genérico para finalidades distintas daquelas informadas.

O Hospital adotará medidas de proteção compatíveis com a natureza dos dados tratados, observando as obrigações de confidencialidade, segurança da informação e proteção de dados pessoais.

Para dúvidas ou solicitações relacionadas à privacidade, o usuário poderá entrar em contato com o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais pelo endereço [email protected].

Hospital São João Batista — Proteção de dados pessoais, confidencialidade e respeito à privacidade.